A Magyar Turisztikai Program Alapítvány idén is megrendezte Rendezvény ReStart Konferenciáját, amelyre a MaReSz tagjait is várták május 20-án az Akvárium Klubba.

Az egész napos konferencián szó volt a rendezvényszektor digitális kihívásairól és lehetőségeiről; a mesterséges intelligencia gyakorlati alkalmazásairól; a hazai és nemzetközi sportrendezvények és fesztiválok trendjeiről, valamint a közönségigények változásáról – a gasztrofesztiváloktól az influenszer-alapú turizmusig.

Újdonságok a nagy üzleti rendezvényeknél, fejlesztések a Hungexponál címmel Rókusfalvy Gábor, a Roxer Kommunikációs Kft. tulajdonos/ügyvezetője, a MaReSz alelnöke; és Pál Bianka a Hungexpo revenue igazgatója, a MaReSz Rendezvényhelyszín tagozátnak vezetője beszélgetett arról, hogy hogyan lehet a legjobb üzleti találkozókat megvalósítani az iparág folyamatos fejlődése mellett. A beszélgetés rövid összefoglalását az alábbiakban olvashatjátok:

- Covid-időszak utáni változások, tanulságok, a hibrid rendezvények szerepe és jövője

Pál Bianka és Rókusfalvy Gábor is egyetértett azzal, hogy a rendezvényágazat elsősorban az élő rendezvényekben hisz, de technikailag fel vannak készülve a hibrid rendezvényekre is. Attitűdváltás történt a munkavállalók és az ügyfelek oldalán is, felgyorsult minden, rövidültek a határidők, de a streaming szolgáltatás megmarad különösen a B2B és a nemzetközi rendezvények esetében. Egy komoly rendezvényt streamelni ma már alapvető. Rókusfalvy Gábor kiemelte, hogy ha egy eseménynek van élő és online verziója is, nem lehet az egyik a másik másolata, az online verzióban is kell valamilyen exkluzív tartalomnak lennie, ami nagy kihívás, de megoldható. Trendről azonban nem lehet beszélni, olyan gyorsan változik minden. 

- Mennyire kiszámítható jelenleg a rendezvénypiac?

Ezzel kapcsolatban Pál Bianka elmondta, hogy rendkívüli módon lerövidült a „booking window”: régebben a nemzetközi eseményeknél két-három évvel előre látták az árbevétel 80%-át, ma viszont csak 30%-át látják másfél évvel előre, az összes többi év közben realizálódik. Ezzel szemben a belföldi rendezvényeknél stabilabb a piac: ott összességében 30-40%-át látják előre a bevételnek és a teljes éves árbevétel 80%-a év közepéig realizálódik. Belföldön tehát félévre előre lehet látni, ha kampányolni szükséges több rendezvény megszerzése érdekében.

- Hogyan jellemezhetők a B2B szektor elvárásai?

Rókusfalvy Gábor ezzel kapcsolatban kifejtette, hogy valóban egyre rövidebbek a szervezési és tenderidőszakok, ami nagyon megterhelő. Az ügyfelek ezt nem fizetik meg sajnos. Sokkal átgondoltabb tendereztetésre lenne szükség. Az ügynökségi oldalon is törekedni kell a korrekt versenyre a beszállítók felé, de sajnos az időhiány okán ez gyakran csorbát szenved, mert sokszor kénytelenek gyorsan a legfelkészültebbnek gondolt beszállítót megbízni. Az ügyfél érdeke is az lenne, hogy átgondoltabb ajánlatokat kapjon mind gazdasági szempontból mind pedig a kreativitást illetően. Az elvárások egyértelműen nőnek, a feltételek azonban nem mindig adottak. Az elsődleges elvárás a jó ár-érték arány, tehát az ügyfél a legjobbat akarja a legkevesebb pénzért, olyan rendezvényelemekkel, amiket még soha senki nem látott. 

Ezekhez a gondolatokhoz kapcsolódva Pál Bianka elmondta, hogy feléjük a legnagyobb elvárás talán a „gondolatolvasás”, ami azt jelenti, hogy maga az ügyfél sem tudja az utolsó pillanatig, hogy mit szeretne, ezért a szervezőtől várja az ötletet, a megoldást, ami rendkívüli rugalmasságot követel meg a helyszíntől. Ez óriási kihívás a szakma szereplői számára, de rendkívüli módon erősíti a szervezőcsapat profizmusát. Ezért nagyon fontos a bizalom az ügyfelek részéről, tette hozzá Rókusfalvy Gábor. Véleménye szerint fontos, hogy az ügyfelek minden rendelkezésükre álló információról időben adjanak tájékoztatást az ügynökségnek, beleértve a büdzsét is. Minél előbb megtörténik valamennyi szereplő bevonása, annál jobb megoldások születhetnek. A rendezvényágazat híres arról, hogy a szereplők segítik egymást szükség szerint. Az ügyfél akkor elégedett, ha az ő ügyfelei elégedettek. Fontosak a visszajelzések és fontos a mérhetőség, ami újdonságnak számít a szakmában, de vannak már olyan technológiák, amik segítik a rendezvények sikerének mérését. Pál Bianka hozzátette, hogy a Hungexpo esetében a siker indikátora a visszatérő vendég: belföldön és nemzetközi szinten is stabil visszatérő törzsközönségük van. A kínai kiállítások és az orvoskongresszusok is visszatérő események. Itt került szóba a két világszínvonalú kongresszus, az EAN és a WHO eseményeinek egymást követő sikeres lebonyolítása, az az egy éjszaka alatt lebonyolított átállás, amiért a Hungexpo Flash Award díjat kapott Az év rendezvénye kategóriában 2024-ben. Hasonlóan Flash élményt jelentett a Roxernek is a tavalyi BMW X OPERA / A JÖVŐ REFLEXIÓJA esemény megszervezése, amikor délelőtt még előadás volt az Opera színpadán, és mindössze négy óra állt rendelkezésre az esti rendezvény felépítéséhez. A Roxer ügyvezetője szerint trend fedezhető fel abban, hogy a prémium márkák egyre kisebb rendezvényeket valósítanak meg, de céljuk, hogy az esemény üzenete, élménye még nagyon sokáig éljen a kommunikációban.

- Üzenet a jövő rendezvényszervezőinek

A rendezvényszakmában elhelyezkedni kívánó fiatalok számára Pál Bianka legfontosabb üzenete, hogy érdemes a szakma minél több szakágában kipróbálni magukat, vagy akár egy mentor segítségét is igénybe venni. Fontos a többlábon állás a rendezvényszervezésen belül is (data science, AI eszközök, marketing stb. ismerete). Rókusfalvy Gábor elsősorban türelemre inti a pályakezdőket: arra figyelmeztet, hogy meg kell élni sok száz rendezvényt és megszerezni több éves, akár évtizedes szakmai gyakorlatot ahhoz, hogy profin tudjanak helytállni minden szituációban, hiszen minden rendezvény más és más, mindig történnek nem várt dolgok.

- Mivel lehet megszólítani az új generációkat, melyek azok a legfontosabb dolgok, amikre szervezői oldalon oda kell figyelni?

A válaszokban a sok előadó, sok érdekes téma, a látványos, élménydús és immerzív jelzők jelentek meg elsősorban, illetve kiemelték annak fontosságát is, hogy az ilyen intenzív rendezvény után biztosítani kell a megfelelő kikapcsolódási, pihenési lehetőséget is a résztvevők számára.